Hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ bạn quản lý công việc cá nhân cũng như theo nhóm. KKDAY sẽ giới thiệu đến bạn top các ứng dụng quản lý công việc đáp ứng được nhiều mục đích. Với ưu – nhược điểm của từng ứng dụng, bạn sẽ chọn được ứng dụng phù hợp nhất cho mình nhé! 

Ứng dụng quản lý công việc cho cá nhân

1. Quản lý công việc và ghi chú mọi thứ với Notion

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=998w62aHiMk]

Notion được biết đến như một ứng dụng all-in-one – có chức năng của rất nhiều ứng dụng khác cộng lại! Chính vì giao diện đẹp mắt, tối giản mà Notion đã ghi điểm và được lòng rất nhiều người dùng.

 

ứng dụng notion
Credit: lytatthanh.
quản lý công việc
Giao diện tối giản, thân thiện của ứng dụng. | Credit: notion.

 

quản lý công việc
Credit: notion.

Ưu điểm của Notion 

Notion có thế mạnh ghi chú, sắp xếp thông tin và có nhiều định dạng phù hợp với đa dạng các mục đích. Bạn có thể tạo các check-list, các văn bản tương tự như Word, có các bảng thông tin như Excel. Thậm chí với Notion bạn còn có thể tạo một trang web đơn giản đấy!. Đặc biệt là các bảng của Notion còn có thể hiển thị ở các bố cục khác nhau như dạng danh sách, dạng lịch, dạng kanban… Vì vậy, bạn sẽ thuận tiện theo dõi hơn mà không mất công điều chỉnh nhiều. 

ứng dụng notion
Chuyển đổi nhanh chóng giữa các chế độ xem. | Credit: notion.
quản lý công việc
Credit: notion.

Tính năng độc đáo vượt trội các đối thủ mà Notion sở hữu chính là Toggle list. Khi bạn có rất nhiều thông tin hiển thị trên cùng một trang mà muốn thu gọn, thì Toggle chính là trợ thủ đắc lực. Nhờ vậy, trang Notion của bạn trở nên gọn gàng, khi cần đọc chỉ cần nhấn vào tiêu đề là xong. 

ứng dụng notion
Thao tác kéo thả tiện lợi. | Credit: notion.

Bạn cũng có thể chia sẻ trang Notion cho người khác ở các chế độ chỉ đọc, hoặc có thể comment, chỉnh sửa. Điều này giúp cho việc quản lý công việc cá nhân và nhóm đều trở nên dễ dàng hơn đấy! 

Đối với phiên bản miễn phí, bạn được sử dụng Notion không giới hạn số lượng trang. Nếu sử dụng phiên bản trả phí, bạn sẽ biến Notion thành không gian tuyệt vời để quản lý công việc nhóm, khi tạo được các không gian làm việc chung và chia sẻ thông tin cho các thành viên trong nhóm.  

Giới hạn của Notion

Bạn không thể sử dụng Notion offline và không liên kết với các ứng dụng khác (như Google Calendar chẳng hạn). Vì vậy nếu bạn đã quen thuộc với các nền tảng cũ mà muốn đồng bộ hoặc chuyển đổi dữ liệu sang Notion thì sẽ không được hỗ trợ (ngoại trừ Evernote và Confluence). Ngoài ra, Notion không hỗ trợ ghi chú bằng bút  – điều mà OneNote hay Apple Notes thực hiện tốt trên các thiết bị cảm ứng như máy tính bảng. 

2. Google Tasks

Nếu là một tín đồ của hệ sinh thái các phần mềm của Google và không muốn sử dụng thêm ứng dụng khác để quản lý công việc, Google Tasks sẽ là một lựa chọn phù hợp đấy. Google Tasks nằm trên sidebar bên phải của giao diện các ứng dụng Google, cùng với Keep, Calendar. Vì vậy mỗi khi bạn thao tác với các ứng dụng của Google mà cần phải ghi lại việc cần làm là có Tasks hiện diện ngay bên cạnh, không cần mất công mở một cửa sổ ứng dụng khác. Một ưu điểm khác là Google Tasks hoàn toàn miễn phí, bạn không cần lăn tăn về giới hạn dung lượng đâu nhé. 

Tasks cũng  tương thích và đồng bộ với các ứng dụng khác của Google, như email, lịch… Chẳng hạn, nếu bạn có một email chưa kịp xử lý và cần nhắc nhở, chỉ cần một cái click chuột là Google Tasks sẽ giúp được bạn!  

quản lý công việc
Credit: Google.

Ứng dụng này phù hợp cho mục đích cá nhân, giúp nhắc nhở bạn các công việc cần thực hiện. Tuy nhiên vì giao diện đơn giản nên bạn sẽ không ghi chú được quá nhiều thông tin.    

quản lý công việc
Tasks nằm ở vị trí thao tác thuận tiện nên bạn không cần mở thêm một cửa sổ mới để sử dụng. | Credit: Google.

>>Xem thêm: Khóa Học Online Kinh Tế Từ Vibeji: Kinh Tế Trải Nghiệm Và Cách Áp Dụng Vào Doanh Nghiệp

3. Microsoft To Do

Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý công việc đến từ hệ sinh thái Microsoft. Phần mềm tương thích tốt với hệ điều hành Windows và sử dụng được trên nền tảng Android lẫn iOS. Phần mềm này hoàn toàn miễn phí bạn nhé! 

Ứng dụng có giao diện trực quan, dễ sử dụng và hệ thống hình nền đa dạng giúp bạn được tùy chỉnh theo ý thích. 

quản lý công việc
Nhiều giao diện tùy chỉnh tăng tính cá nhân và bắt mắt cho ứng dụng. | Credit: Microsoft.

Trong mỗi mục ghi nhắc nhở, bạn có thể thêm các bước nhỏ hơn và thêm thời hạn deadline, thời gian nhắc nhở. So với Google Tasks, Microsoft To Do còn có khả năng đính kèm tệp và giao công việc cho các thành viên khác trong nhóm. Đặc biệt, ứng dụng này còn có khả năng gợi ý các công việc quan trọng hoặc gần deadline để bạn có thể dễ dàng theo dõi và xử lý. 

quản lý công việc
Credit: Microsoft.

>>Xem thêm: Xem Tarot Online Với Mun và Cởi Mở Tâm Trí Của Bạn

4. Evernote

ứng dụng evernote

ứng dụng evernote
Ứng dụng có giao diện bắt mắt với nhiều tính năng hữu ích. | Credit: Evernote.

Evernote hỗ trợ bạn ghi chú, lưu trữ thông tin và quản lý công việc cực kỳ chuyên nghiệp. Evernote có sẵn các mẫu phù hợp với nhiều mục đích ghi chú thông tin khác nhau. Chẳng hạn như theo dõi thói quen, quản lý tiến độ dự án, biên bản họp… cực kỳ tiện dụng.

quản lý công việc
Credit: Evernote.

Ngoài việc giúp bạn ghi chú, Evernote còn hỗ trợ scan và lưu trữ các văn bản như hóa đơn, hồ sơ y tế… Do đó, bạn có thể truy cập và sử dụng các giấy tờ quan trọng dù ở bất cứ đâu. Không chỉ có scan, phần mềm còn giúp bạn lưu trực tiếp các bài viết, trang web và ảnh chụp màn hình vào các thư mục của Evernote. Nếu bạn cần đánh dấu, tô màu hoặc chú thích thông tin, Evernote cũng hỗ trợ được luôn!  

quản lý công việc

quản lý công việc
Evernote hỗ trợ ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên văn bản, hình ảnh lưu trữ, cực kỳ tiện! | Credit: Evernote.

Bên cạnh đồng bộ nhanh chóng giữa các thiết bị, Evernote còn đồng bộ dữ liệu được với Google Calendar. Nhờ vậy, bạn sẽ có một hệ thống quản lý công việc tiện lợi giữa các nền tảng, nhắc nhở lịch hẹn, deadline… 

quản lý công việc
Credit: Evernote.

Bạn có thể sử dụng phiên bản miễn phí Evernote với dung lượng upload tối đa là 60 MB/tháng. Nếu bạn cần nhiều dung lượng hơn để lưu trữ, bạn có thể cân nhắc gói Personal giá 60.000 đồng/tháng hoặc Professional 75.000 đồng/tháng. 

>>Xem thêm: Khoá Học Chứng Khoán: Trải Nghiệm Làm Trader Online

Quản lý công việc hiệu quả khi làm việc nhóm

5. Microsoft Teams

Microsoft Teams là một nền tảng hỗ trợ quản lý công việc và tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Thuộc hệ sinh thái Office 365 nên Teams có nhiều công cụ tiện ích như lưu trữ, chia sẻ tài liệu, họp trực tuyến, chat… Teams còn hỗ trợ nhiều ứng dụng từ bên thứ ba như Trello, Lucidchart… giúp tăng thêm sự tiện lợi và đa nhiệm của ứng dụng. Ngoài ra, Microsoft Teams cũng được đánh giá cao ở khả năng bảo mật thông tin. 

quản lý công việc
Trao đổi công việc thuận tiện và dễ dàng trong Microsoft Teams.
quản lý công việc
Giao diện họp trực tuyến bắt mắt, dễ sử dụng.

Hệ thống được cấu trúc theo dạng “Teams” là “ngôi nhà” chung gồm các thành viên cùng trao đổi, cộng tác. Trong mỗi Teams, bạn tạo được nhiều Channel, có thể xem như những căn phòng chức năng của một ngôi nhà. Cách phân chia này giúp một tổ chức, cơ quan có thể chia thành các phòng ban, nhóm khác nhau để đảm nhiệm những công việc nhất định. 

Bạn có thể khám phá và trải nghiệm ứng dụng tại đây nhé! 

quản lý công việc
Giao diện làm việc của Microsoft Teams.

Với phiên bản miễn phí, bạn đã có thể sử dụng tất cả tính năng cơ bản của Microsoft Teams, chẳng hạn như tổ chức cuộc họp trực tuyến trong 60 phút cho 100 người. Với phiên bản trả phí của doanh nghiệp, bạn sẽ có thể tổ chức cuộc họp kéo dài đến 24 giờ và cho 300 người tham dự, có dung lượng lưu trữ nhiều hơn có nhiều ứng dụng hỗ trợ khác. 

6. Trello

Trello nổi bật với thiết kế tối giản, trực quan và cách sử dụng kéo-thả đơn giản. Ngoài việc quản lý công việc cá nhân, khả năng chia sẻ và tương tác với các thành viên cũng là một thế mạnh để Trello sử dụng trong làm việc nhóm. 

ứng dụng trello
Giao diện trực quan, thân thiện của Trello. | Credit: Trello.

Trong mỗi không gian làm việc của Trello, bạn sẽ tạo được các danh sách (list). Danh sách thường đặt tên để thể hiện tiến độ công việc cần làm, đang làm và đã hoàn thành. Trong danh sách, bạn sẽ thêm các thẻ (card) với thông tin chi tiết hơn như nội dung công việc, thời hạn, đính kèm tệp, đánh dấu người phụ trách… Để thay đổi vị trí của thẻ trong danh sách, bạn chỉ cần kéo-thả, rất đơn giản và trực quan! 

ứng dụng trello

quản lý công việc
Mỗi thẻ có chứa thông tin cụ thể về công việc. | Credit: Trello.

Trello cũng đồng bộ được với các ứng dụng khác như Slack, Jira, Dropbox, Google nên rất tiện dụng. Ngoài giao diện bảng, bạn còn theo dõi được tiến độ công việc với giao diện lịch và tiến trình.  Tuy nhiên giao diện này hiện chỉ có mặt nếu bạn dùng tài khoản Premium và Enterprise. Mức giá của gói tài khoản này lần lượt là 10$ và 17.5$. Nếu quản lý công việc cá nhân hoặc nhóm nhỏ thì Trello gói miễn phí đã đủ sử dụng rồi! 

quản lý công việc

quản lý công việc
Các chế độ theo dõi công việc khác nhau trên Trello. | Credit: Trello.

>>Xem thêm: Trải Nghiệm Trực Tuyến | Khám Phá Hokkaido Xinh Đẹp Ngay Tại Nhà

7. Wrike

Wrike là một ứng dụng quản lý công việc đắc lực, miễn phí cho các nhóm nhỏ. Nếu nhóm có trên 5 thành viên, bạn cần sử dụng phiên bản trả phí với mức giá 9.8 $/tháng/người.  

Wrike sở hữu tính năng chỉnh sửa trực tiếp giúp tiết kiệm thời gian phản hồi giữa các thành viên. Ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi thời gian một cách sát sao, thông qua việc đặt thời hạn hoặc đặt tiến độ cho công việc. Với các biểu đồ thể hiện trực quan, bạn sẽ dễ dàng nắm được khối lượng công việc của nhóm. 

ứng dụng wrike

quản lý công việc
Giao diện của Wrike được bố trí khoa học, dễ sử dụng. | Credit: Wrike.
quản lý công việc
Cách bạn quản lý công việc với các nhãn dán. | Credit: Wrike.

Wrike có các tính năng mạnh mẽ nhưng chi phí và giới hạn dung lượng là một điểm trừ của Wrike khiến bạn cần cân nhắc đấy.  

8. Asana

Asana là ứng dụng chuyên nghiệp phục vụ quản lý công việc, dự án cho nhóm và doanh nghiệp. Ứng dụng này có giao diện trực quan và có nhiều chức năng tiện ích. Trang chủ của Asana sẽ sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ ưu tiên. Khi thành viên trong nhóm hoàn thành công việc, tất cả thành viên khác sẽ nhận được thông báo. Bên cạnh đó, ứng dụng có đa dạng giao diện hiển thị như dạng danh sách, lịch, tiến trình… giúp bạn thuận tiện theo dõi. Đồng thời Asana cũng tích hợp rất tốt với hơn 100 ứng dụng khác. Đó là Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Gmail, Outlook…. 

quản lý công việc

quản lý công việc

quản lý công việc
Credit: Asana.

Ngoài ra, bạn còn xuất được báo cáo tiến độ dự án. Để có các báo cáo chuyên sâu hơn, bạn cần dùng gói Premium (10.99$) hoặc Business (24.99$). Đối với nhóm có dưới 15 thành viên, bạn có thể sử dụng phiên bản miễn phí là đủ đáp ứng các tính năng thông dụng nhất. Asana chỉ có một hạn chế nhỏ là chưa hỗ trợ ngôn ngữ hiển thị tiếng Việt. 

>>Xem thêm: Khoá Học Jumpfit Online Từ Jump Arena | Tăng Cường Sức Khoẻ Tại Nhà

KKDAY hi vọng với các gợi ý trên bạn sẽ quản lý công việc một cách hiệu quả hơn nhé! 

Tham khảo thêm các cẩm nang sinh hoạt và giải trí lành mạnh mùa dịch: